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事務代行サービス

事務代行サービス

・私たちは事務代行サービスの提供を行っています。
・私たちがこの事務代行サービスで実現したい目的は次の4つです。
・事業(コアコンピテンス)への選択と集中
・経費の削減
・人員不足の解消
・専門ノウハウ不足の解消
事務代行サービスと事務局代行サービス

私たちの事務代行サービスは、電話対応(受信や発信などのコールセンター業務)が基本として提供され、これにバックオフィス業務と呼ばれる様々な事務業務をお話し合いの上で提供されるサービスです。

私たちでは、コールセンター業務とコールセンター業務に関連したバックオフィス業務を行うものを事務代行サービスとし、この事務代行サービスに「企画」「管理」などの業務を加えたものを「事務局代行サービス」としています。
ICIの事務(局)代行サービスの特徴①

私たちの事務(局)代行サービスは、クライアント様と十分に話し合いながら業務設計をし実施しています。

業務設計は、主に以下の様なものが含まれます。
・目的の設定
・電話対応の手法の設計(要員配置、システム調整、トークフロー、スクリプトなど)
・バックオフィス業務の特定と設計
・ワークフローの設計
・FAQの作成
・エスカレーションの定義
・バックオフィスシステムの調整
・VMOの設計(話し合いの上、必要な場合のみ)
ICIの事務(局)代行サービスの特徴②

私たちの事務(局)代行サービスでは、多様なサービスを提供しています。
 
【お問合せ対応経路(チャネル)】

・電話対応
・FAX対応
・メール対応
・SNS対応
・チャット対応
・文書(郵送等)対応
 
【お問合せ対応の種類(例)】

・商品(製品・サービス)内容
・イベントなど内容
・セミナー・研修・講座内容
・お支払い方法
・配送方法及び配送状況
・在庫状況
 
【バックオフィス業務(実施例)】

・宛名書き(宛名作成)
・宛名ラベル貼り
・封入・封緘作業
・投函
・広報代行(HP、メルマガなど)
・受付名簿作成(講演会・セミナー・研修・講座など)
・会議室予約(指定会議室など)
・データエントリー
・アンケート入力
・データ集計作業
・会員管理業務(入力など)
・請求書発行
・請求書送付
・入金管理
・納品書発行
・納品書送付
・イベントなど集客業務
・イベントなど出欠確認業務
・料金督促
・イベント等支援(設営・受付・会場サポートほか)
・社員総会案内送付(主に社団法人や財団法人、NPO法人など)
・社員総会資料作成(主に社団法人や財団法人、NPO法人など)
・理事等役員間意思調整(主に社団法人や財団法人、NPO法人など)
・会議及び打ち合わせ等日程調整
・規程類作成(法定業務は除く)
・定款変更手続き代行
・支店・支部間調整窓口
・取引先対応(一次対応)
・議事録作成(主に社団法人や財団法人、NPO法人など)
 
その他
・通訳
・翻訳
・広報作業(簡易なもの)
・その他
ICIの事務(局)代行サービスの特徴③

私たちの提供する事務(局)代行サービスは、クライアント様のご要望に併せて設計しています。
クライアント様の業務が変わったり、業務の優先順位が変更された場合でも、順次変更し対応していきます。
他にも経理業務や人事労務業務など専門性の高いものについても対応しています。
また、クライアント様とお話し合いの上で、バックオフィス業務のみも実施提供しています。
一般的な契約の流れ

【ご契約までの流れ】



【ご契約後の流れ】


 


 
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